I denna artikel visar jag grunderna för hur man kan beräkna timtaxa för finansiering av detaljplanearbete på en kommun (samt berör jag även konsultarbete).

Genom att räkna ut en timkostnad för handläggningstider leder modellen fram till en timtaxa som vi ska debitera intressenten/kunden.
Modellen kan även användas för att räkna ut timtaxa för andra verksamheter.

I artikeln kommer jag inte att fördjupa mig i  vad en kommun får eller inte får finansiera med en taxa, inte heller hur en taxa ska formuleras för att vara användbar och korrekt.

Fokus i denna artikel är enbart att visa ett exempel på hur man beräknar kostnaden för kommunens insatser vid detaljplanering och hur man beräknar en timtaxa utifrån den information man har.

Jag kommer inte heller att gå in på hur man beräknar kostnad eller taxa per BTA + OPA baserat på timkostnaden, utan håller mig enbart till att skriva om timkostnaden. Timkostnaden kan dock användas för att beräkna kostnad per BTA + OPA.

Steg 1: Beslut. Hur stor del av detaljplanearbetet ska finansieras av plantaxan?

Hur stor del av planarbetet som ska finansieras av plantaxan alternativt av skattekollektivet är ytterst en politisk fråga. Vissa kommuner vill att det ska vara billigt för exploatören och kommuninvånarna att ta fram en ny detaljplan. Vilket medför att  skattebetalarna får betala hela eller delar av handläggningsarbetet. Andra kommuner vill att exploatören betalar hela kostnaden för att handlägga ärendet.

Hur stor del av detaljplanearbetet som ska finansieras av plantaxan alltså är en högst politisk fråga. En kommun kan bland annat välja att...:

• ...planarbetet i sin helhet finansieras av skattekollektivet. = 100% av planverksamheten är skattefinansierad.
• ...planarbetet till viss del finansieras av skattekollektivet och till viss del av plantaxan. = T ex 50% av planverksamheten är skattefinansierad och 50% av planverksamheten är taxafinansierad.
• ...planarbetet i sin helhet finansieras av plantaxan. = 100% av planverksamheten är taxafinansierad.

I det här exemplet kommer jag att utgå från att 100% av planverksamheten ska finansieras av plantaxan, 0% finansieras av skattekollektivet.

Resultat från steg 1: 100% av planarbetet ska finansieras av plantaxan.

Steg 2: Ta reda på vad handläggningen av detaljplaner kostar för din organisation.

SKLs underlag för att beräkna handläggningskostnaden per timme inom miljöbalkens och plan- och bygglagens områden.

Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har tagit fram en mall och en handledning för hur man beräknar handläggningskostnaden per timme inom plan- och bygglagens områden (vilken jag rekommendera). Du hittar deras underlag här:
Handläggningskostnaden per timme inom miljöbalkens och plan- och bygglagens områden.

Nedan kommer dock att använda en egen "förenklad" modell för beräkning av timkostnaden för handläggaren.

I detta exempel utgår jag från att handläggaren har en månadslön på 36 000 kr samt att det är den enda personen som handlägger ärendet. I verkligheten är det ofta flera handläggare inom samma organisation som involveras i handläggningen. Detta innebär att man måste uppskatta samtliga timmar som olika handläggare lägger på handläggning.

I tabellen nedan presenteras en grov kalkyl på vad en anställd med en månadslön om 36 000 kr kostar arbetsgivaren.

Resultat från steg 2: Den totala månadskostnaden är 65 900 kr (total årskostnad är 790 800 kr).

Steg 3: Ta reda på hur mycket tid en handläggare lägger på handläggning

SKL använder ett schablonbelopp på 60% gällande hur mycket tid handläggaren lägger av sin tid på handläggning. Detta rimmar väl med mina egna tidsstudier som visar på att man lägger cirka 60% av sin tid på på handläggning.

För att förenkla detta exempel utgår jag från att vi har en handläggaren som lägger 60% av sin arbetstid på handläggning av detaljplaner och övriga 40% är tid som krävs för att upprätthålla en fungerande organisation (t ex utbildningar och verksamhetsmöten med mera). Kort sagt så behövs dessa 40% för att upprätthålla en välfungerande organisation, vilket innebär att det är en kostnad som den andre parten/kunden bör finansiera. Detta innebär att de intäkter vi får in på 60% effektiv handläggningstid ska finansiera 100% av arbetstiden.

I detta fall utgår från att en handläggare arbetar 160 arbetstimmar per månad (40 timmar/vecka). Detta innebär att 96 timmar i månaden läggs på handläggning och 64 timmar är "övrig tid".

60% av handläggarens tid går åt till handläggning. Den timtaxa vi debiterar kunden genom  60% effektiv handläggningstid ska finansiera 100% av tjänsten. Detta innebär att att de intäkter vi får in på 96 timmar ska bekosta finansiera hela månadslönen (160 arbetsimmar).

Resultat från steg 3: Handläggaren lägger 60% av sin tid på handläggning. Per månad blir det 96 timmar om handläggaren jobbar heltid (160 timmar/månad). Vi har alltså 96 debiterbara timmar.

Steg 4: Beräkna timtaxan

Nu vet vi att:

• Handläggare kostar 65 900 kr/månaden.
• Varje månad har genererar handläggaren 96 debiterbara timmar.

Detta medför att vi på 96 timmar ska få en intäkt om 65 900 kr (baserat på att vi inte ska gå med vinst, utan enbart täcka kostnaden enligt självkostnadsprincipen).

Beräkning: 65 900 kr / 96 timmar = ca 689 kr/timmen.

Resultat från steg 4: Vi behöver ta 689 kronor i timmen för att täcka kostnaden för handläggaren.

Resultat och diskussion

Resultatet ur ett kommunalt perspektiv

För att täcka en kostnaden för en handläggare behöver vi alltså debitera 689 kr per timmen, under förutsättningen att vi enbart ska täcka kostnaden för handläggningen. Kommunen får enbart täcka utgiften och får aldrig aktivt arbete för att gå med vinst. Men givetvis kan man gå plus i budgeten något år och minus ett annat. Går man plus varje år, eller minus varje år, då bör man se över sin taxa på nytt.

Resultatet ur ett konsultperspektiv

Denna artikel skulle framförallt handla om att visa en teoretisk modell gällande hur man tar fram en timtaxa för en kommun. Jag kunde dock inte låta bli att blanda in konsultperspektivet.

Är du själv konsult så bör du givetvis lägga på en vinstmarginal på timtaxan. Timtaxan kan efter pålagd vinstmarginal vara både högre och lägre än den kommunala taxan beroende på faktorer såsom ökad effektivitetsgrad (fler debiterbara timmar per månad per handläggare), personalkostnader och  organisatorisk effektivitet mm.

Plantaxa baserat på BTA + OPA?

Som kommun är det normala sättet att ta betalt baserat på  BTA + OPA (kort sagt antalet kvadratmeter byggrätt). I denna artikel går jag inte in på hur man räknar ut en taxa baserat på BTA + OPA, men när man känner till vilken timtaxa man behöver ta ut för att finansiera sin verksamhet, kan man kombinera den kunskapen med en eventuell kunskap om genomsnittstiden det tar att planlägga 1 kvadratmeter BTA/OPA.

Lästips

• SKLs "Underlag för att beräkna handläggningskostnaden per timme inom miljöbalkens och plan- och bygglagens områden"
• SKLs "Underlag för konstruktion av PBL-taxa"