Kommunal finansiering av detaljplanearbetet, beräkna en timtaxa

I denna artikel visar jag grunderna för hur man kan beräkna timtaxa för finansiering av detaljplanearbete på en kommun (samt berör jag även konsultarbete).

Genom att räkna ut en timkostnad för handläggningstider leder modellen fram till en timtaxa som vi ska debitera intressenten/kunden.
Modellen kan även användas för att räkna ut timtaxa för andra verksamheter.

I artikeln kommer jag inte att fördjupa mig i  vad en kommun får eller inte får finansiera med en taxa, inte heller hur en taxa ska formuleras för att vara användbar och korrekt.

Fokus i denna artikel är enbart att visa ett exempel på hur man beräknar kostnaden för kommunens insatser vid detaljplanering och hur man beräknar en timtaxa utifrån den information man har.

Jag kommer inte heller att gå in på hur man beräknar kostnad eller taxa per BTA + OPA baserat på timkostnaden, utan håller mig enbart till att skriva om timkostnaden. Timkostnaden kan dock användas för att beräkna kostnad per BTA + OPA.

Steg 1: Beslut. Hur stor del av detaljplanearbetet ska finansieras av plantaxan?

Hur stor del av planarbetet som ska finansieras av plantaxan alternativt av skattekollektivet är ytterst en politisk fråga. Vissa kommuner vill att det ska vara billigt för exploatören och kommuninvånarna att ta fram en ny detaljplan. Vilket medför att  skattebetalarna får betala hela eller delar av handläggningsarbetet. Andra kommuner vill att exploatören betalar hela kostnaden för att handlägga ärendet.

Hur stor del av detaljplanearbetet som ska finansieras av plantaxan alltså är en högst politisk fråga. En kommun kan bland annat välja att…:

  • …planarbetet i sin helhet finansieras av skattekollektivet. = 100% av planverksamheten är skattefinansierad.
  • …planarbetet till viss del finansieras av skattekollektivet och till viss del av plantaxan. = T ex 50% av planverksamheten är skattefinansierad och 50% av planverksamheten är taxafinansierad.
  • …planarbetet i sin helhet finansieras av plantaxan. = 100% av planverksamheten är taxafinansierad.

I det här exemplet kommer jag att utgå från att 100% av planverksamheten ska finansieras av plantaxan, 0% finansieras av skattekollektivet.

Resultat från steg 1: 100% av planarbetet ska finansieras av plantaxan.

Steg 2: Ta reda på vad handläggningen av detaljplaner kostar för din organisation.

SKLs underlag för att beräkna handläggningskostnaden per timme inom miljöbalkens och plan- och bygglagens områden.
SKLs underlag för att beräkna handläggningskostnaden per timme inom miljöbalkens och plan- och bygglagens områden.

Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har tagit fram en mall och en handledning för hur man beräknar handläggningskostnaden per timme inom plan- och bygglagens områden (vilken jag rekommendera). Du hittar deras underlag här:
Handläggningskostnaden per timme inom miljöbalkens och plan- och bygglagens områden.

Nedan kommer dock att använda en egen ”förenklad” modell för beräkning av timkostnaden för handläggaren.

I detta exempel utgår jag från att handläggaren har en månadslön på 36 000 kr samt att det är den enda personen som handlägger ärendet. I verkligheten är det ofta flera handläggare inom samma organisation som involveras i handläggningen. Detta innebär att man måste uppskatta samtliga timmar som olika handläggare lägger på handläggning.

I tabellen nedan presenteras en grov kalkyl på vad en anställd med en månadslön om 36 000 kr kostar arbetsgivaren.

KostnadsgruppMånadskostnad (kr)Årkostnad (kr)Kommentar
Totalt65 900 kr790 800 kr
Löne- och försäkringskostnad 50 824609 888Beräkningarna baseras en månadslön om 36 000 kr och på Verksamt.se's beräkningsmodell, https://www.verksamt.se/alla-e-tjanster/rakna-ut/rakna-ut-vad-en-anstalld-kostar
Tjänstepensionsförmån (4,5%)
1 84522 140Beräknas som 4,5% på lönen.
Verksamhetssystem1 75021 000
Redskap2 37528 500
Utbildning1 25015 000
Kontorsplats2 00024 000
Övrigt5 85670272

Resultat från steg 2: Den totala månadskostnaden är 65 900 kr (total årskostnad är 790 800 kr).

Steg 3: Ta reda på hur mycket tid en handläggare lägger på handläggning

SKL använder ett schablonbelopp på 60% gällande hur mycket tid handläggaren lägger av sin tid på handläggning. Detta rimmar väl med mina egna tidsstudier som visar på att man lägger cirka 60% av sin tid på på handläggning.

För att förenkla detta exempel utgår jag från att vi har en handläggaren som lägger 60% av sin arbetstid på handläggning av detaljplaner och övriga 40% är tid som krävs för att upprätthålla en fungerande organisation (t ex utbildningar och verksamhetsmöten med mera). Kort sagt så behövs dessa 40% för att upprätthålla en välfungerande organisation, vilket innebär att det är en kostnad som den andre parten/kunden bör finansiera. Detta innebär att de intäkter vi får in på 60% effektiv handläggningstid ska finansiera 100% av arbetstiden.

I detta fall utgår från att en handläggare arbetar 160 arbetstimmar per månad (40 timmar/vecka). Detta innebär att 96 timmar i månaden läggs på handläggning och 64 timmar är ”övrig tid”.

60% av handläggarens tid går åt till handläggning. Den timtaxa vi debiterar kunden genom  60% effektiv handläggningstid ska finansiera 100% av tjänsten. Detta innebär att att de intäkter vi får in på 96 timmar ska bekosta finansiera hela månadslönen (160 arbetsimmar).

Resultat från steg 3: Handläggaren lägger 60% av sin tid på handläggning. Per månad blir det 96 timmar om handläggaren jobbar heltid (160 timmar/månad). Vi har alltså 96 debiterbara timmar.

Steg 4: Beräkna timtaxan

Nu vet vi att:

  • Handläggare kostar 65 900 kr/månaden.
  • Varje månad har genererar handläggaren 96 debiterbara timmar.

Detta medför att vi på 96 timmar ska få en intäkt om 65 900 kr (baserat på att vi inte ska gå med vinst, utan enbart täcka kostnaden enligt självkostnadsprincipen).

Beräkning: 65 900 kr / 96 timmar = ca 689 kr/timmen.

Resultat från steg 4: Vi behöver ta 689 kronor i timmen för att täcka kostnaden för handläggaren.

Resultat och diskussion

Resultatet ur ett kommunalt perspektiv

För att täcka en kostnaden för en handläggare behöver vi alltså debitera 689 kr per timmen, under förutsättningen att vi enbart ska täcka kostnaden för handläggningen. Kommunen får enbart täcka utgiften och får aldrig aktivt arbete för att gå med vinst. Men givetvis kan man gå plus i budgeten något år och minus ett annat. Går man plus varje år, eller minus varje år, då bör man se över sin taxa på nytt.

Resultatet ur ett konsultperspektiv

Denna artikel skulle framförallt handla om att visa en teoretisk modell gällande hur man tar fram en timtaxa för en kommun. Jag kunde dock inte låta bli att blanda in konsultperspektivet.

Är du själv konsult så bör du givetvis lägga på en vinstmarginal på timtaxan. Timtaxan kan efter pålagd vinstmarginal vara både högre och lägre än den kommunala taxan beroende på faktorer såsom ökad effektivitetsgrad (fler debiterbara timmar per månad per handläggare), personalkostnader och  organisatorisk effektivitet mm.

Plantaxa baserat på BTA + OPA?

Som kommun är det normala sättet att ta betalt baserat på  BTA + OPA (kort sagt antalet kvadratmeter byggrätt). I denna artikel går jag inte in på hur man räknar ut en taxa baserat på BTA + OPA, men när man känner till vilken timtaxa man behöver ta ut för att finansiera sin verksamhet, kan man kombinera den kunskapen med en eventuell kunskap om genomsnittstiden det tar att planlägga 1 kvadratmeter BTA/OPA.

Lästips

Tidsplanering för detaljplaner. Mall för tidplan för detaljplaner (i Excel).

Exempel på utskriven tidplan för detaljplan.
Exempel på utskriven tidplan för detaljplan.

Ladda ner mallen (senast uppdaterad 2019-03-24 kl 11.09): MALL: Tidplan för detaljplan.xlsx

Att ta fram en tidplan för olika projekt kan låta lätt för den som inte är van vid att ta fram en tidplan. I verkligheten är det knepigt, och det finns alltid olika faktorer som kan påverka en tidplan.

Den allra enklaste typen av tidplan är att bestämma vid vilken tidpunkt något ska vara klart och sedan jobba utifrån det. Detta fungerar i relativt enkla projekt då du inte har alltför många okänd faktorer att ta hänsyn till.

Vid mer komplexa projekt, såsom planprocessen, finns det många faktorer att ta hänsyn till, både kända och okända, som kan påverka tidplanen. Ju fler faktorer som är kända tillsammans med viss kunskap om tidsåtgång i tidigare projekt, desto mer exakta och hållbara tidplaner kan tas fram.

Projektstyrningssystem med tidplaner för detaljplaneprocessen

På marknaden finns det flera projektledningssystem som hjälper till att ta fram och utveckla hållbara tidplaner efterhand som man lär sig av pågående projekt. Allt fler kommuner jobbar med att införa projektledningssystem liknande EDP Planeraren. Att införa ett sådant system tar dock tid och kräver en upphandlingsprocess och sedan tar det tid att implementera programvaran i organisationen.

För den som inte kan vänta  på att organisationen ska införa ett projektledningssystem som kan hantera tidplaner för detaljplaneprocessen är ett ”enkelt” excelark en bra start.

Min excelmall för ”Tidplan för detaljplaner”

Redovisning av tidsåtgång för planprocessen i tidplanedokumentet.
Redovisning av tidsåtgång mellan olika projektfaser.

Här delar jag med mig av ett excelark med mall för tidsplanering av detaljplaner som jag utvecklat för egen del på de kommuner jag jobbat på. Excelarket innehåller mallen ”tidplan för detaljplaner”, och sträcker sig från planbesked till laga kraft. Samt innehåller arket en sammanställning av tidåtgång mellan olika projektfaser, till exempel tidåtgång ”från planuppdrag till antagande i nämnd”.

För egen del har jag även ett blad för ekonomisk uppföljning, tidrapportering och automatisk beräkning av tidsåtgång för beslutsprocesser, men dessa funktioner är i ett för tidigt stadium för att kunna ingå i mallen.

En hel del av av datumen beräknas automatisk utifrån standardvärden som kan ändras. Standardvärdena bör korrigeras för att passa olika organisationer.

Även beslutsordningar och olika beslutsinstanser bör ändras så att de passar den aktuella organisationen. De värden som är inlagda i mallen är framförallt baserade på erfarenhet, medeltider/mediantider och riktvärden.

Samtliga automatiskt beräknade datum bör ses över då mallen inte tar hänsyn till helgdagar, semester, och mycket annat. Man får se de beräknade datumen som ungefärliga och att de enbart ger en fingervisning, och sedan kan man manuellt ändra i mallen (och markera manuella ändringar enligt mallen rekommendationer). Beräknat kvartal räknas ut automatiskt baserat på datumen och presenteras i dokumentet.

Interna datum för nämndsammanträde och kommunfullmäktige får man fyll i manuellt. Har man inga sammanträdesdatum för kommande år kan man använda innevarande års sammanträdesdatum som en fingervisning – de brukar ligga vid ungefär samma tidpunkter.

Utskrift av tidplan

Standardvärden som kan ändras och anpassas efter olika organisationer. Värdena används för att automatisera beräkningen av datum i tidplanen.
Standardvärden som kan ändras och anpassas efter olika organisationer. Värdena används för att automatisera beräkningen av datum i tidplanen.

Jag har markerat ett ”utskriftsområde” med en fet linje för att tydliggöra vilken del som lämpligen skrivs ut. Själv brukar jag markera utskriftsområdet och sedan välja att ”Skriva ut markering”, ”Anpassa alla kolumner till en sida” och sedan skriva ut som pdf i A3-format.  Något i stil med detta dokument: Exempel: Tidplan för detaljplanen Liljefors 19_80.

Automatiskt beräknade kvartal.
Automatiskt beräknade kvartal.

Under utveckling och anpassning

Dokumentet är under ständig utveckling men jag delar med mig av det här för den som är intresserad.

Dokumentet behöver anpassas efter varje kommuns handläggnings- och beslutsordningar. Och jag får erkänna, att kalla det ett ”enkelt excelark” är kanske missvisande. Det kan krävs en del för att förstå logiken i hur cellerna hänger ihop, var man ska och behöver fyll i eller inte, och en del kunskap i Excel för att kunna ändra efter egna behov.

Då mallen är under ständig utveckling så uppskattar jag återkoppling om något inte fungerar, är ologiskt eller ickeintuitivt. Det är så lätt att själv veta vad man gör.

Ladda ner mallen ”Tidplan för detaljplan”

Via följande länk laddar du ner mallen i Excel-format:

Ladda ner mallen (senast uppdaterad 2019-03-24 kl 11.09): MALL: Tidplan för detaljplan.xlsx

Plankostnadsavtal: Bilagor. (Konsten att skriva tydliga plankostnadsavtal).

Denna artikel spinner vidare på min tidigare artikel gällande klarspråk, tydlighet och begriplighet i kommunala sammanhang.

Artikeln är skriven på ett sätt som förutsätter att du sedan tidigare besitter en del kunskap gällande vad detaljplanering innebär, hur ett planarbete påbörjas, att möjligheten att ta ut en utgift för detta arbete finns reglerat i  12 kap. 8 och 9 §§ plan- och bygglagen (2010:900), samt att kostnaden regleras av en taxa beslutad i kommunfullmäktige.

Annars rekommenderar jag en läsning av Sveriges Kommuner och Landstings information gällande ​Taxa, plan- och bygglov, samt kapitel 12 i plan- och bygglagen.

I denna artikel ger jag förslag på tre bilagor som jag rekommenderar att man har med i ett plankostnadsavtal för att göra beräkningen av plantaxan tydlig och transparent.

Om man väljer att dela upp det i tre bilagor, en bilaga, eller på något annat sätt väver in informationen i plankostnadsavtalet är inte det viktiga, utan det är informationen i dessa bilagor som är viktigt.

Anledningen till att jag delar upp informationen är att jag (1) vill skilja på avtal och underlag, och (2) skilja på de olika momenten som leder fram till den beräknade kostnaden.

Några förslag på hur man skriver plankostnadsavtal ger jag inte i den här artikeln, här fokuserar jag enbart på bilagorna.

Sist i artikel kan du ladda ner exempel på bilagorna i Word-och Pdf-format.

Vad är ett plankostnadsavtal?

Plankostnadsavtalet är det avtal som skrivs mellan kommunen och exploatören, och ”ger byggnadsnämnden möjlighet att få ersättning för kommunens kostnader för att upprätta eller ändra detaljplaner”1)SKL.se underlag för konstruktion av PBL-taxa.. Avtalet kan läggas upp på olika sätt, men i grunden reglerar det hur kostnaden för planarbetet beräknas och när denna kostnad ska betalas. Skrivs det inget plankostnadsavtalet i detta läge har kommunen möjlighet att ta ut kostnaden i bygglovsskedet (under förutsättningen att kommunen antagit en taxa för detta).

I det här exemplet kommer jag att utgå från Sveriges Kommuner och Landstings mall ”Plan- och bygglovtaxa 20112)Detta är en vanlig mall som används av Sveriges kommuner. Sedan har varje kommun möjlighet att själv göra ändringar i mallen. En nyare modell finns här: Underlag för konstruktion av PBL-taxa 2014, version juni 2016 som innehåller ett förslag till hur kommunens taxebestämmelser kan utformas, samt att vi väljer att debitera utifrån bedömd byggrätt, BTA (Bruttoarea) + OPA (öppenarea).

Varför bilagor?

Det är lätt att tro att alla som jobbar med exploatering är insatt i hur man beräknar plantaxa. Så är dock inte fallet. Både som handläggare och som exploatör finns det många inblandade som inte är vana vid dessa avtal, samt byts många gånger både handläggare på kommun och ansvariga hos exploatör ut under arbetets gång. Att vara tydlig innebär också att många missförstånd kan undvikas.

Vilken information och vilka  bilagor som jag rekommenderar att man använder baserar jag på de diskussioner jag haft med exploatörer och de frågor, gällande plankostnadsavtal, som uppkommit både inför och under planarbeten.

Bilagor till plankostnadsavtal

De bilagor jag rekommenderar att man har är:

  1. Bilaga 1: Karta med en geografisk avgränsning.
  2. Bilaga 2: Beräkningsgrundande uppgifter.
  3. Bilaga 3: Beräkning av planavgift.

Samt rekommenderar jag att man förklarar de begrepp man använder, och hänvisar till de standarder och dokument man använder som underlag. T ex förklarar begrepp såsom:

  • BTA: Bruttoarea (BTA) utgörs av mätvärda delar av våningsplan, begränsad av omslutande byggnadsdelars utsida eller annan angiven begränsning för mätvärdhet.
  • OPA: Öppenarea (OPA) utgörs av helt eller delvis öppna areor inrättade för vistelse eller förvaring i anslutning till en byggnad. Öppenarean begränsas av omslutande byggnadsdelars utsida eller annan för mätvärdhet angiven begränsning.
  • BYA: Byggnadsarea (BYA) är den area som en byggnad upptar på marken. Öppenarea (OPA) ingår i byggnadsarean.
  • mPBB och PBB: Milliprisbasbelopp (mPBB) utgör en tusendel av gällande prisbasbeloppet (PBB). Prisbasbeloppet beräknas enligt 2 kap 7 § socialförsäkringsbalken (2010:110). För att få fram milliprisbasbelopp divideras prisbasbeloppet med 1000.

Och hänvisar till dokument såsom t ex:

Bilaga 1: Karta med en geografisk avgränsning

Bilaga 1 ger en enkel överblick av det aktuella området. Är det flera exploatörer som skriver plankostnadsavtal inom samma plan rekommenderar jag även att man markerar vilken del av planområdet (inklusive allmän platsmark) som avses med planavtalet för den specifika exploatören.

Detta för att minimera oron för att exploatören betalar för något som de själv inte kommer att bygga.

Bilaga 1: Karta med en geografisk avgränsning.
Bilaga 1: Karta med en geografisk avgränsning.

 

Bilaga 1.2: Karta med en geografisk avgränsning, och specificerat område inom planområdet.
Bilaga 1.2: Karta med en geografisk avgränsning, och specificerat område inom planområdet.

Bilaga 2: Beräkningsgrundande uppgifter

Bilaga 2 svarar på vilket underlag man använt för att beräkna planavgiften.

Detta möjliggör att exploatören kan se om något misstolkats eller borde ändras, och man slipper få frågan ”Hur kom ni fram till det”?

Bilaga 2: Beräkningsgrundande uppgifter
Bilaga 2: Beräkningsgrundande uppgifter.

Bilaga 3: Beräkning av planavgift.

Bilaga 3 innehåller formeln för beräkning, och de variabler som använts i formeln för att beräkna plantaxan. I detta fall utgår jag från formeln i Sveriges Kommuner och Landstings mall ”Plan- och bygglovtaxa 2011”. Andra beräkningsmodeller och taxor kan gälla i din kommun.

Detta gör beräkningen transparent och exploatören har möjlighet att dubbelkolla att beräkningen stämmer.

Bilaga 3: Beräkning av planavgift.
Bilaga 3: Beräkning av planavgift.

Ladda ner dokumentet

Här kan du ladda ner exempeldokumentet med bilagorna.
Word-format | Pdf-format

Fotnot   [ + ]

1. SKL.se underlag för konstruktion av PBL-taxa.
2. Detta är en vanlig mall som används av Sveriges kommuner. Sedan har varje kommun möjlighet att själv göra ändringar i mallen. En nyare modell finns här: Underlag för konstruktion av PBL-taxa 2014, version juni 2016