Tidsplanering för detaljplaner. Mall för tidplan för detaljplaner (i Excel).

Exempel på utskriven tidplan för detaljplan.
Exempel på utskriven tidplan för detaljplan.

Ladda ner mallen (senast uppdaterad 2019-03-24 kl 11.09): MALL: Tidplan för detaljplan.xlsx

Att ta fram en tidplan för olika projekt kan låta lätt för den som inte är van vid att ta fram en tidplan. I verkligheten är det knepigt, och det finns alltid olika faktorer som kan påverka en tidplan.

Den allra enklaste typen av tidplan är att bestämma vid vilken tidpunkt något ska vara klart och sedan jobba utifrån det. Detta fungerar i relativt enkla projekt då du inte har alltför många okänd faktorer att ta hänsyn till.

Vid mer komplexa projekt, såsom planprocessen, finns det många faktorer att ta hänsyn till, både kända och okända, som kan påverka tidplanen. Ju fler faktorer som är kända tillsammans med viss kunskap om tidsåtgång i tidigare projekt, desto mer exakta och hållbara tidplaner kan tas fram.

Projektstyrningssystem med tidplaner för detaljplaneprocessen

På marknaden finns det flera projektledningssystem som hjälper till att ta fram och utveckla hållbara tidplaner efterhand som man lär sig av pågående projekt. Allt fler kommuner jobbar med att införa projektledningssystem liknande EDP Planeraren. Att införa ett sådant system tar dock tid och kräver en upphandlingsprocess och sedan tar det tid att implementera programvaran i organisationen.

För den som inte kan vänta  på att organisationen ska införa ett projektledningssystem som kan hantera tidplaner för detaljplaneprocessen är ett ”enkelt” excelark en bra start.

Min excelmall för ”Tidplan för detaljplaner”

Redovisning av tidsåtgång för planprocessen i tidplanedokumentet.
Redovisning av tidsåtgång mellan olika projektfaser.

Här delar jag med mig av ett excelark med mall för tidsplanering av detaljplaner som jag utvecklat för egen del på de kommuner jag jobbat på. Excelarket innehåller mallen ”tidplan för detaljplaner”, och sträcker sig från planbesked till laga kraft. Samt innehåller arket en sammanställning av tidåtgång mellan olika projektfaser, till exempel tidåtgång ”från planuppdrag till antagande i nämnd”.

För egen del har jag även ett blad för ekonomisk uppföljning, tidrapportering och automatisk beräkning av tidsåtgång för beslutsprocesser, men dessa funktioner är i ett för tidigt stadium för att kunna ingå i mallen.

En hel del av av datumen beräknas automatisk utifrån standardvärden som kan ändras. Standardvärdena bör korrigeras för att passa olika organisationer.

Även beslutsordningar och olika beslutsinstanser bör ändras så att de passar den aktuella organisationen. De värden som är inlagda i mallen är framförallt baserade på erfarenhet, medeltider/mediantider och riktvärden.

Samtliga automatiskt beräknade datum bör ses över då mallen inte tar hänsyn till helgdagar, semester, och mycket annat. Man får se de beräknade datumen som ungefärliga och att de enbart ger en fingervisning, och sedan kan man manuellt ändra i mallen (och markera manuella ändringar enligt mallen rekommendationer). Beräknat kvartal räknas ut automatiskt baserat på datumen och presenteras i dokumentet.

Interna datum för nämndsammanträde och kommunfullmäktige får man fyll i manuellt. Har man inga sammanträdesdatum för kommande år kan man använda innevarande års sammanträdesdatum som en fingervisning – de brukar ligga vid ungefär samma tidpunkter.

Utskrift av tidplan

Standardvärden som kan ändras och anpassas efter olika organisationer. Värdena används för att automatisera beräkningen av datum i tidplanen.
Standardvärden som kan ändras och anpassas efter olika organisationer. Värdena används för att automatisera beräkningen av datum i tidplanen.

Jag har markerat ett ”utskriftsområde” med en fet linje för att tydliggöra vilken del som lämpligen skrivs ut. Själv brukar jag markera utskriftsområdet och sedan välja att ”Skriva ut markering”, ”Anpassa alla kolumner till en sida” och sedan skriva ut som pdf i A3-format.  Något i stil med detta dokument: Exempel: Tidplan för detaljplanen Liljefors 19_80.

Automatiskt beräknade kvartal.
Automatiskt beräknade kvartal.

Under utveckling och anpassning

Dokumentet är under ständig utveckling men jag delar med mig av det här för den som är intresserad.

Dokumentet behöver anpassas efter varje kommuns handläggnings- och beslutsordningar. Och jag får erkänna, att kalla det ett ”enkelt excelark” är kanske missvisande. Det kan krävs en del för att förstå logiken i hur cellerna hänger ihop, var man ska och behöver fyll i eller inte, och en del kunskap i Excel för att kunna ändra efter egna behov.

Då mallen är under ständig utveckling så uppskattar jag återkoppling om något inte fungerar, är ologiskt eller ickeintuitivt. Det är så lätt att själv veta vad man gör.

Ladda ner mallen ”Tidplan för detaljplan”

Via följande länk laddar du ner mallen i Excel-format:

Ladda ner mallen (senast uppdaterad 2019-03-24 kl 11.09): MALL: Tidplan för detaljplan.xlsx